Ewidencję wyposażenia zobowiązane są prowadzić jednostki prowadzące księgi przychodów i rozchodów (KPiR) oraz rozliczające się na zasadach ryczałtu. Należy w niej ująć przedmioty takie, jak urządzenia i sprzęt biurowy, których koszt nabycia przekroczył kwotę 1500 zł netto, a przewidywany okres ich użytkowania wynosi maksymalnie rok. Przedmioty, których wartość nabycia jest niższa niż 1500 zł netto jest również uważana za wyposażenie, aczkolwiek nie ma obowiązku prowadzenia ich ewidencji.
Dany składnik wyposażenia należy wpisać w ewidencji najpóźniej w miesiącu oddania go do użytkowania. W ewidencji należy zawrzeć informacja takie, jak:
- numer wpisu,
- data nabycia środka wyposażenia,
- numer faktury bądź rachunku,
- nazwa środka wyposażenia,
- cena zakupu/koszt wytworzenia,
- numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszy związany z nabyciem danego środka,
- data likwidacji, data sprzedaży, bądź data darowizny,
- przyczyna zlikwidowania przedmiotu.
