Większość dokumentów związanych z postępowaniem podatkowym należy sporządzić w formie pisemnej. Ich doręczenie powinno też nastąpić osobiście.
Obowiązkiem podatnika jest:
1. Poinformowanie organu podatkowego o zmianie adresu zamieszkania lub adresu e-mail jeżeli pisma dostarczane są drogą elektroniczną.
2.Ustanowienie pełnomocnika do spraw doręczeń w momencie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy.
Jeżeli obowiązki te zostaną zaniedbane pisma zostaną doręczone pod aktualnym adresem.
Wyróżniamy następujące metody doręczania pism przez organy podatkowe:
- do rąk własnych,
- drogą elektroniczna.
Bezpośrednie doręczenie pism przez organy podatkowe dokonuje się do miejsca zamieszkania lub miejsca pracy podatnika.
W przypadku gdy pisma nie mogą zostać dostarczone, ponieważ zawodzą wszystkie drogi doręczenia pismo urzędowe może zostać pozostawione do 14 dni w placówce Poczty Polskiej bądź w urzędzie gminy lub miasta.