Może on być wykorzystany w terminie wybranym przez pracownika, trzeba jednak pamiętać, że pracownik musi poinformować o terminie pracodawcę - najpóźniej może to nastąpić w dniu rozpoczęcia urlopu, przed zaczęciem pracy. Najlepiej jednak zrobić to wcześniej, tak, żeby przełożony miał czas na znalezienie ewentualnego zastępstwa.
Pracodawca może także odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeżeli obecność pracownika jest niezbędna dla interesów firmy. Nie może jednak udzielić bezpodstawnej odmowy (pod karą grzywny). Z drugiej strony, skorzystanie z urlopu na żądanie bez pozwolenia czy informowania szefa może skutkować otrzymaniem nagany, a to rozwiązaniem umowy o pracę. Zawiadomienie o skorzystania z urlopu na żądanie może przybrać dowolną formę - mailową, telefoniczną lub osobistą. Ważne, aby skutecznie przekazać informację.
Urlop na żądanie obejmuje 4 dni w ciągu roku. Informacja o wykorzystanym urlopie zawierana jest w świadectwie pracy tak, aby przy nawiązaniu współpracy z innym pracodawcą wiadomo było, ile urlopu na żądanie przysługuje jeszcze pracownikowi. Co ważne, prawo do urlopu na żądanie przysługuje również pracownikom zatrudnionym na część etatu - proporcjonalnie zmienia się jednak wymiar urlopu.
