Dokumentacja obliczeniowa i pomocnicza stanowi podstawę do wygenerowania listy płac za dany miesiąc dla pracownika, dokumentuje się w niej czas przepracowany, czas za nie wykonywanie pracy, czas choroby, czas urlopu płatnego i nieodpłatnego, czas opieki nad dzieckiem (lub innym członkiem rodziny), czas pracy w godzinach nadliczbowych i pracy w porze nocnej.
Pracodawca w czasie likwidacji lub upadłości ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej i ubezpieczeniowej przez 50 lat, od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej, od dnia zakończenia pracy – dla dokumentacji osobowej. Przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie środki finansowe do możności przechowywania. W sytuacji, gdy sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy stwierdzi o niemożności przechowywania dokumentacji, wszystkie zgromadzone materiały przejmuje archiwum państwowe.
Dokumentacja obliczeniowa i pomocnicza
zawiera również:
- listy obecności,
- zestawienie godzin w pracy,
- imienne karty pracy,
- poświadczenie wykonania pracy,
- zlecenia wykonania pracy w godzinach nadliczbowych bądź w porze nocnej,
- dokumenty przedstawiające zwolnienie z pracy wydane przez lekarza,
- dokumenty potrzebne do ZUS – u,
- dokumenty potwierdzające zastosowanie kosztów uzyskania przychodów, ulgi podatkowej, dodatków i opłat.
