Bardzo ważne jest, aby mieć na uwadze, że akta te muszą być przechowywane w odpowiedni sposób. W sytuacji kiedy działalność jest prowadzona stacjonarnie, dokumenty muszą być archiwizowane w miejscu, do którego dostęp mają jedynie osoby upoważnione. Z kolei w przypadku archiwizacji elektronicznej, niezbędny okazuje się odpowiedni sprzęt oraz ustawienie hasła, które co jakiś czas powinno być zmieniane. Więcej szczegółowych informacji na temat przechowywania tych danych jest zawarte w ustawie oraz rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji odnośnie dokumentacji przetwarzania danych osobowych, a także warunków technicznych i organizacyjnych.
Bardzo ważne jest to, aby w każdej firmie prowadzona była polityka bezpieczeństwa danych. Powinna się ona opierać na zbiorze danych osobowych, do której dostęp mogą mieć jedynie pracownicy, którym zostało przydzielone odpowiednie upoważnienie. Istotne jest również to, że część takich danych powinna zostać zarejestrowana u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
